Тайм-менеджмент: как не тратить время напрасно

Умелое планирование своего времени — это главный навык, который необходимо приобрести руководителю компании в работе или личных делах. Для этого существуют специальные методики, эффективность которых уже проверена и признана экспертами. Осталось только применять на практике описанные в статье топовые техники управления временем. С каждой из них детально ознакомят вас специалисты компании ROMI center.

Техника Эйзенхауэра

Ее еще называют матрицей планирования времени по Кови. Напомним, что Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом США, а до этого руководил высадкой в Нормандии американских войск. Он говорил так: «То, что срочно — редко бывает важным, а то, что важно — не всегда срочно». Эти слова влиятельного человека были заложены в основу теории коучинга, о чём в своей книге о «семи навыках эффективных людей» написал С. Кови — гуру коучинга. Именно в ней впервые было предложено использование матрицы тайм-менеджмента.

Для наглядного представления мы изобразили вот такую вот «табулу» в виде четырехугольника, разделенного на 4 части по задачам:

1. Самое важное необходимо выполнить первым делом. Это обязанности, связанные, к примеру, с дедлайном, кризисом и т.п.
2. Срочные дела, но их важность на втором плане. Задачи относятся к непроизвольным задержкам в работе. К примеру, пересмотр и анализ сообщений в e-mail или в мессенджерах.
3. Обязательные дела, но срочность их не так важна в сравнении с другими. Эти задачи следует внести в календарь. К таким обязательствам можно отнести обучение или тренинг, от которого зависит успех предприятия.
4. То, что и не очень важно, и не срочно. Конечно же, это дела компании, которые нужно рано или поздно всё равно делать, но они на данный момент не в приоритете.

Ниже вы найдете пустые квадраты матрицы времени. Мы их здесь разместили для того, чтобы вы могли в них добавить свои дела для визуализации и конкретики.

Теперь вы обнаружите, что на первом и третьем квадрате основывается ваша деятельность. А мы обратим ваше внимание: в квадрате 2 задачи разрешаются как правило просто, и от них будет польза, если они как следует встроены в расписание. Также используйте эту матрицу как инструмент анализа во все рабочие дни и еженедельно оценивайте затраченный процент времени.

Методика ABC

Этой техникой пользуются в цепочках поставок и определяют насколько целесообразны примененные усилия, в результате которых была достигнута требуемая отдача. Возможно, что-то стоит сделать еще, чтобы отдача была еще больше.

Для этого в тайм-менеджменте стоит группировать дела по категориям со своим уровнем приоритета в каждом:

• В категории А необходимо срочно выполнить первостепенные дела;
• В категории В выполняются те дела, которые на данный момент не в приоритете;
• В категории С делаем всё остальное, что не столь значимо и не так срочно.

Вписывайте ваши дела, и определите важность каждого, то есть — категорию. Расставьте по столбцам приоритеты — что надо выполнить сразу и после того.

Техника Парето

Методика работает по эмпирическому правилу 80/20, то есть, по соотношению времени и результата. Правило вывел экономист и социолог В. Парето: от работы 20 процентов человек получается 80 процентов результатов. Другая часть людей (80%) в это время наблюдает за действиями других и занимается только обсуждениями.

Такой подход к делу был трансформирован в данную методику — за 20% выделенного времени произвести результатов на 80%. Визуально мы это представили так:

Этой техникой можно пользоваться не только на работе, но в повседневных личных делах. Основные ваши усилия теперь будут направлены на наибольшую отдачу.

Техника «18 минут»

Возможно, вы читали книгу Питера Брегмана (шведского морского офицера, жившего в XVIII веке), в которой он пишет, как научиться не отвлекаться от дела за 18 минут. Вот как эта методика работает:

• Проснувшись утром, уделите 3 минуты на определение того, что предстоит сделать сегодня. Это осознание создаст соответствующий настрой на целый день.
• Ежечасно погружайтесь на минуту в размышления о сделанном за этот период. За рабочий день вам понадобится для этого в общем 8 минут.
• В конце дня уделите 7 минут, чтобы оценить достижения за день.
• В день вам понадобится для анализа не в ущерб делу в общем 18 минут.

Техника «домино»

Ее предложил создатель системы ReWalk Амит Гоффер в своей книге о секретах мега эффективности в достижении как можно больших результатов за минимальное количество времени. Он выявил, что от некоторых видов деятельности пользы больше, потому на них и стоит сосредоточиться. К тому же, они будут приносить доход по завершению. Это могут быть выплаты по авторским работам или предложения по подобным проектам.

Timeboxing

Суть методики заключается в ограничении времени на работу. Для этого нужно установить временной интервал на выполнение задачи и вложиться в него. Использовать технику можно как самому, так и в команде. Важно только определить четкую цель. Если трудозатраты небольшие, а по времени работа занимает не больше месяца, задача называется спринтом.

Техника сортировки

Методика используется для планирования дел. Ее придумали еще во времена Наполеона и успешно применяли в войнах. В основе заложено сортирование приоритетов, а другими словами — управление временем, а именно:

1. Что нужно сделать немедленно.
2. В первую очередь, какие нужно сделать важные дела, однако не срочно.
3. Какие дела стоит вычеркнуть из списка как пустую трату времени.

Какие именно это дела — будет зависеть от вида вашей деятельности или личных занятий. К примеру, спор покупателя в вашем магазине необходимо разрешить неотложно.

Примеров можно приводить много, но надеемся, что в сути рассмотренных техник мы разобрались.